У відділи державної реєстрації актів цивільного стану України часто звертаються громадяни з питання витребування різних документів про державну реєстрацію актів цивільного стану (повторних свідоцтв) із ближнього зарубіжжя.
Порядок витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану від компетентних органів іноземних держав передбачено чинним законодавством України та міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.
Громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні, витребовують документи на підтвердження фактів державної реєстрації актів цивільного стану, здійснених компетентними органами іноземної держави, через Міністерство закордонних справ України, якщо інший порядок не встановлено міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.
Якщо договорами про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, установлений інший порядок витребування цих документів від компетентних органів іноземних держав, то діють правила, передбачені відповідним договором.
22 січня 1993 року держави-члени СНД (Договірні Сторони) підписали Конвенцію про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах (далі — Конвенція). Цей документ спрямований на забезпечення належного захисту прав і законних інтересів осіб, які проживають на територіях країн СНД.
14 квітня 1995 року вона набула чинності для України.
Зазначену Конвенцію застосовують у відносинах України з Республікою Білорусь, Азербайджанською Республікою, Республікою Узбекистан, Російською Федерацією, Республікою Казахстан, Республікою Таджикистан, Республікою Вірменія, Киргизькою Республікою, Молдовою, Грузією та Туркменістаном.
Витребування та пересилка документів про державну реєстрацію актів цивільного стану з території держав-членів СНД і держав Балтії регулюються міжнародними договорами, підписаними та ратифікованими Україною, а також тією державою, з якою передбачаються відносини в рамках міжнародної допомоги.
Документи, видані компетентними органами іноземних держав на посвідчення актів цивільного стану, здійснених поза межами України за законами відповідних держав щодо громадян України, іноземців і осіб без громадянства, визнаються дійсними в Україні за наявності легалізації, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.
Також є ряд чинних двосторонніх договорів України: договір між Україною та Республікою Грузія про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах від 9 січня 1995 року; договір між Україною і Республікою Молдова про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах від 13 грудня 1993 року; договір між Україною та Республікою Узбекистан про правову допомогу та правові відносини у цивільних та сімейних справах від 19 лютого 1998 року тощо.
Тобто, для отримання документа про державну реєстрацію актів цивільного стану з території держав-членів СНД громадяни повинні звернутись до відділу державної реєстрації актів цивільного стану з паспортним документом та документами, підтверджуючими право на отримання відповідного документа. Громадянином заповнюється анкета щодо витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану з території держав-членів СНД та держав Балтії в 2-х примірниках на кожен потрібний документ. Всі графи в анкеті необхідно заповнювати більш точною інформацією, особливо найменування органу РАЦСу на території іноземної держави. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану оформляє доручення (прохання) про надання правової допомоги та направляє документи, для виконання в іноземну державу.