Внесення змін до актових записів цивільного стану, які складено органами державної реєстрації актів цивільного стану України, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції у випадках, передбачених чинним законодавством.
У разі відмови у внесенні змін до актових записів цивільного стану, у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вказуються причини відмови та зазначається про можливість оскарження його у судовому порядку.
Питання про внесення змін до актових записів цивільного стану розглядається у тримісячний строк із дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
Внесення змін до актових записів цивільного стану не дозволяється за заявою представника осіб, у тому числі представника, повноваження якого грунтуються на нотаріально посвідченій довіреності, крім випадків, передбачених частиною третьою статті 126 Сімейного кодексу України. Внесення змін до актових записів цивільного стану щодо померлих проводиться за заявами осіб, які входять до кола спадкоємців за законом або заповітом, згідно з чинним законодавством України.
Заява про внесення змін до актового запису цивільного стану за формою подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника, а у випадках, передбачених статтею 53 Сімейного кодексу України, також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про шлюб при пред’явленні паспорта або паспортного документа.
Заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін, може бути подана до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про народження або за місцем постановлення рішення суду про визнання батьківства.
Заява про внесення змін до актового запису цивільного стану подається:

• особою, щодо якої складено актовий запис;


• одним із батьків неповнолітнього (малолітнього);


• піклувальником неповнолітнього та опікуном малолітнього;


• опікуном недієздатної особи;


• спадкоємцем померлого;


• представником органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Разом із заявою про внесення змін до актового запису цивільного стану заявником подаються свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, у яких зазначені неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні, та інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.
На підставі зібраних документів та за наслідками перевірки відділ державної реєстрації актів цивільного стану складає обгрунтований висновок про внесення змін до актового запису (або декількох актових записів) цивільного стану або про відмову в цьому за встановленою формою.
Зміни, доповнення, виправлення вносяться в паперові носії актових записів цивільного стану та одночасно до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
Після внесення змін до актового запису цивільного стану заявнику повторно видається свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. На свідоцтві проставляється штамп «Повторно». Свідоцтво про державну реєстрацію, подане заявником для внесення змін, анулюється та знищується у встановленому порядку.