До відділу Держкомзему у м.Новоград-Волинський постійно надходять звернення юридичних та фізичних осіб щодо порядку видачі державних актів на право власності на земельну ділянку або на право постійного користування земельною ділянкою при виявлені у виданих державних актах орфографічних або технічних помилок, втраті (пошкодженні) державних актів, у разі добровільної заміни державних актів на право приватної власності на землю, державних актів на право власності на землю, державних актів на право власності на земельну ділянку (державних актів на право постійного користування землею).
У зв'язку з цим відділ Держкомзему у місті Новограді-Волинському роз'яснює, що, згідно з Інструкцією про заповнення бланків державних актів на право власності на земельну ділянку і на право постійного користування земельною ділянкою, яка затверджена наказом Держкомзему від 22.06.2009 №325, що зареєстрований в Мін'юсті 06.08.2009 за №735/16751, в межах міста організацію робіт з видачі державних актів на право власності на земельну ділянку та на право постійного користування земельною ділянкою (далі — державні акти) у разі виявлення землевласником (землекористувачем) у виданому державному акті орфографічних або технічних помилок, втраті (пошкодженні) державного акта, у разі добровільної заміни державного акта на право приватної власності на землю, державного акта на право власності на землю, державного акта на право власності на земельну ділянку (державного акта на право постійного користування землею), здійснює відділ Держкомзему у м.Новоград-Волинський Житомирської області.
Землевласникам (землекористувачам), які бажають замінити державний акт, необхідно письмово звернутися до відділу із заявою.
У заяві (клопотанні) зазначається:

• у разі виявлення орфографічних або технічних помилок у державному акті — суть виявлених помилок;


• у разі втрати (пошкодження) — де, коли і за яких обставин втрачено (пошкоджено) державний акт;


• у разі заміни державного акта на право приватної власності на землю, державного акта на право власності на землю, державного акта на право власності на земельну ділянку (державного акта на право постійного користування землею) на державний акт на право власності на земельну ділянку (на право постійного користування земельною ділянкою) — причина такої заміни.

До заяви (клопотання) додаються:

• копія державного акта (стосується усіх випадків, крім втрати такого акта);


• копія акта приймання-передавання межових знаків на зберігання;


• копія акта перенесення в натуру (на місцевість) меж охоронних зон, зон санітарної охорони, санітарно-захисних зон і зон особливого режиму використання земель за їх наявності;


• копія документа, на підставі якого набуто право на землю (рішення органу місцевого самоврядування, виконавчої влади, суду, договір купівлі-продажу, дарування, міни, інші цивільно-правові угоди).

При втраті державного акта земле­власник (землекористувач) розміщує відповідне повідомлення в місцевих друкованих засобах масової інформації.
Якщо протягом місяця з дня публікації ніяких повідомлень щодо втраченого державного акта не надійшло, землевласнику (землекористувачу) видається новий державний акт.
Відділ Держкомзему приймає зазначені матеріали і, враховуючи, що заповнення державних актів на право власності на земельну ділянку та на право постійного користування земельною ділянкою покладається на державне підприємство «Центр державного земельного кадастру» та його структурні підрозділи (пункт 2.9. Інструкції про порядок складання, видачі, реєстрації і зберігання державних актів на право приватної власності на землю, право колективної власності на землю, право власності на землю і право постійного користування землею, договорів на право тимчасового користування землею (в тому числі на умовах оренди) та договорів оренди землі, затвердженої наказом Держкомзему від 04.05.99 №43, який зареєстровано в Мін'юсті 04.06.99 за №354/3647), передає їх разом з комплектом бланка (бланків) державного акта на заповнення до Житомирської регіональної філії державного підприємства «Центр державного земельного кадастру».
Житомирська регіональна філія державного підприємства «Центр державного земельного кадастру» забезпечує запов­нення бланків державних актів і передає їх до відділу Держкомзему для організації підписання.
Після підписання в установленому порядку бланки державних актів повертаються до Новоград-Волинського міського відділу Житомирської регіональної філії державного підприємства «Центр державного земельного кадастру» для реєстрації та видачі землевласнику (землекористувачу), про що відділ Держкомзему у м.Новоград-Волинський інформує землевласника (землекористувача).
Землевласник (землекористувач) звертається до Новоград-Волинського міського відділу Житомирської регіональної філії державного підприємства «Центр державного земельного кадастру» і після оплати виконаних робіт отримує державний акт.