Відповідно до Сімейного та Цивільного кодексів України Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», «Правил державної реєстрації актів цивільного стану», державній реєстрації в органах державної реєстрації актів цивільного стану з дотриманням вимог закону підлягають народження фізичної особи та її походження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу та зміна імені.
Про кожний факт реєстрації акту цивільного стану на підставі вчиненого актового запису цивільного стану на бланках суворої звітності, виготовлених за єдиними зразками, видаються відповідні свідоцтва про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені. Відповідно до ст.10 Конституції України, державною мовою в Україні є українська мова.
Тому діловодство у відділах реєстрації актів цивільного стану ведеться мовою, визначеною законодавством, та усі документи складаються українською мовою. У разі втрати або пошкодження виданих раніше свідоцтв, за заявами громадян видаються повторні свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану. За видачу громадянам повторних свідоцтв справляється державне мито у розмірах і порядку, встановлених законодавством України. За надання працівниками відділів ДРАЦС додаткових платних послуг правового і технічного характеру справляється окрема плата, розмір якої встановлено Головним управлінням юстиції.
Повторні свідоцтва про народження дітей, незалежно від їх віку, можуть видаватися їх батькам і усиновителям. Повторні свідоцтва про народження дітей, які не досягли 18-ти років, можуть також видаватися опікунам, піклувальникам і адміністрації дитячих закладів, у яких перебувають діти, а також органам опіки та піклування. Особам, яким виповнилося 16 років, повторні свідоцтва про народження можуть видаватися за наявності паспорта або паспортного документа.
Особі, позбавленій батьківських прав, повторні свідоцтва не видаються. Повторні свідоцтва про смерть видаються другому з подружжя, а також дітям, у тому числі й усиновленим, та їх законним представникам, близьким родичам померлої особи (братам і сестрам, онукам, діду і бабі як з боку батька, так і з боку матері) або особі, яка є спадкоємцем за законом або заповітом, якщо родинні стосунки, право на спадкування її підтверджуються документально.
Особам, які звернулися до відділу ДРАЦС особисто, повторні свідоцтва повинні видаватися того ж самого дня при пред’явленні паспорта або паспортного документа. У випадку припинення шлюбу внаслідок його розірвання, повторні свідоцтва про шлюб не видаються. У таких випадках на письмове прохання заявників видається витяг з реєстру про реєстрацію шлюбу. Якщо чинним законодавством не передбачено видачі повторних свідоцтв, то за заявами громадян їм може бути видано витяг з реєстру про проведену реєстрацію за формою та в порядку, передбаченими законодавством. У випадку складання актового запису цивільного стану за межами України, повторний документ або витяг з реєстру про державну реєстрацію акту цивільного стану, можливо отримати в порядку, передбаченому Конвенціями або міжнародними договорами України. У цьому випадку документи пересилаються через органи державної реєстрації актів цивільного стану, у яких громадяни можуть отримати зазначені документи. Якщо громадянин не може особисто з’явитися до державного органу ДРАЦС за документом, то він може бути виданим на підставі нотаріально посвідченої довіреності.